M.S. EXCEL

INTRODUCTION: यह Micro Soft Corporation Limited U.S.A के द्वारा Launch किया गया M.S Office 2013 का दूसरा सहायक Application Programm हैं.

• Excel खुलने के बाद जो Page दिखता है उसे Work Sheet कहते हैं.

• एक Work Sheet Row, Column तथा Cell के मिलने से बनी होती हैं.

• Row: 10,48,576.

• Column: 16,384.

• Cell: एक Row में लगभग 16384 Cell होते हैं.

• Extension Name: इसका Extension "XLS" होता है.

मुख्य परिभाषाएँ (Definitions)

• Field: बनाए जा रहे Record के एक Cell में लिखे जा रहे किसी खास Information Area को Field कहते हैं (जैसे: Name, Add).

• Record: बनाए जा रहे Field समूह को Record कहते हैं, जैसे किसी एक व्यक्ति की पूरी जानकारी.

• Data: बनाए जा रहे Record के समूह को Data कहते हैं.

• File: बनाए जा रहे Data के समूह को File कहते हैं.

• Folder: बनाए गए Files के समूह को Folder कहते हैं.

First Work of Excel (Calculations)

(1) जोड़ना, घटाना, गुणा, भाग करना:

• Plus (जोड़): =Sum(A2+B2)

• Minus (घटाव): =Sum(A2-B2)

• Multiply (गुणा): =Sum(A2*B2)

• Division (भाग): =Sum(A2/B2)

(2) वर्ग (Square) और घात (Power) निकालना:

• Square Root (वर्गमूल): =SQRT(16) या =SQRT(A2).

• Power (घात): =Sum(4^2) या =Sum(A2^2).

(3) साधारण ब्याज (SI), मिश्रधन (A) और चक्रवृद्धि ब्याज (CI):

• SI Formula: =(P*R*T/100).

• Amount (A) Formula: =(P*(1+R/100)^T).

• CI Formula: =(P*(1+R/100)^T)-P.

Note (समय और दर परिवर्तन):

• यदि समय महीने में हो और दर वार्षिक, तो T को 12 से भाग देते हैं: T=2/12.

• यदि दर मासिक हो और समय वार्षिक, तो T को 12 से गुणा करते हैं: T=2*12.

• छमाही (Half-yearly): दर को 2 से भाग और समय को 2 से गुणा करते हैं.

• तिमाही (Quarterly): दर को 4 से भाग और समय को 4 से गुणा करते हैं.

(4) प्रतिशत (Percentage):

• TA Formula: =Sum(B2*5/100).

• DA Formula: =Sum(B2*6/100).

(5) Average, Grade, Division:

• Total: =Sum(B2:F2).

• Average: =Sum(G2/5).

• Grade: =If(H2>=60,"A",if(H2>=45,"B",if(H2>=30,"C","fail"))).

• Division: =If(and(G2>=500*60%,B2>=30...),"First",...).

HOME MENU

1. Clipboard Command:

• Cut (Ctrl+x): Select किए गए Matter को Cut करने के लिए.

• Copy (Ctrl+c): Select किए गए Matter को Copy करने के लिए.

• Paste (Ctrl+v): Cut या Copy किए गए Matter को Paste करने के लिए.

• Undo (Ctrl+z): Last कार्य को वापस लाने के लिए.

• Format Painter: Text की Formatting को Copy करके दूसरे Text पर लगाने के लिए.

2. Font Command:

• Bold (Ctrl+B): Text को Bold करने के लिए.

• Italic (Ctrl+I): Text को Italic करने के लिए.

• Increase/Decrease Size: Font Size बढ़ाने या घटाने के लिए.

• Bottom Border: Cell का Border बनाने के लिए.

• Fill Color/Font Color: Cell या Text को Color करने के लिए.

3. Alignment Command:

• Alignments: Top, Middle, Bottom, Left, Right, Center.

• Wrap Text: Text को Cell के अंदर Wrap करने के लिए.

• Merge Center: Cell Area को मिलाकर एक करने के लिए.

• Orientation: Text को किसी डिग्री पर घुमाने के लिए.

4. Number Command:

• Accounting Format, Percent Style (%), Comma Style, Decimal (Increase/Decrease) .

5. Style Command:

• Conditional Formatting: Color और Number limit के आधार पर Setting करने के लिए.

• Format As Table & Cell Style: Table और Cell की Style बदलने के लिए.

6. Cell Command:

• Insert/Delete: Cell, Row, Column को जोड़ने या मिटाने के लिए.

• Format: Height, Width सेट करने के लिए.

7. Editing Command:

• Sum: जोड़ने के लिए.

• Filter: Data को Filter करने के लिए (जैसे सिर्फ Teacher का Record देखना).

• Sort: Ascending या Descending क्रम में करने के लिए.

• Find: Formula, Text या Comment ढूंढने के लिए.

INSERT MENU

• Table/Pivot Table: Table Insert करने के लिए.

• Illustrations: Picture, Clipart, Shapes, Smart Art .

• Chart: Column, Line, Pie, Bar, Area charts बनाने के लिए .

• Hyperlink: किसी फाइल को Link करने के लिए.

• Text: Text Box, Header & Footer, Word Art, Symbol, Object .

PAGE LAYOUT MENU

• Themes: Background theme, Color, Font, Effects बदलने के लिए .

• Page Setup: Margins, Orientation (Portrait/Landscape), Size, Print Area, Break, Background .

• Scale to Fit: Width, Height और Scale सेट करने के लिए .

• Sheet Options: Gridlines और Headings को Show/Hide करने के लिए .

FORMULA MENU

• Insert Function / Auto Sum: Mathematical Formula डालने के लिए.

• Define Name: Cell का नामकरण करने के लिए (Name Manager).

• Formula Auditing:

  • Trace Precedent: कौन से नंबर जोड़कर Total आया है यह देखने के लिए.

  • Trace Dependents: Cell के नंबर का प्रभाव कहाँ पड़ रहा है.

• Calculation: Sheet के Numbers को Calculate करने के लिए.

DATA MENU

• Get External Data: दूसरे Program से File लाने के लिए.

• Connections: Refresh और Internet connections के लिए.

• Sort & Filter: Data को क्रम में करने और छांटने के लिए.

• Data Tools:

  • Text to Columns: Text को अलग करने के लिए.

  • Remove Duplicate: Duplicate data हटाने के लिए.

  • Data Validation: Record में Validation लगाने के लिए.

  • Consolidate: Data को एक जगह करने के लिए.

  • What-if-Analysis (Goal Seek): Value बदलने के लिए.

• Outline: Group, Ungroup, Subtotal .

REVIEW MENU

• Spelling & Grammar: Spelling check करने के लिए.

• Translate: Language अनुवाद करने के लिए.

• Comment: New Comment, Delete, Previous/Next Comment .

• Protect: Password डालने के लिए.

VIEW MENU

• Document Views: Print Layout, Full Screen, Web Layout .

• Show & Hide: Ruler, Gridline, Formula Bar.

• Zoom: Page को छोटा या बड़ा देखने के लिए.

• Window:

  • Arrange All: सभी Window को एक साथ देखने के लिए.

  • New Window / Split: नई विंडो या स्क्रीन बांटने के लिए.

  • Switch Window: खुली विंडोज के बीच स्विच करने के लिए.

• Macro: Data Record करने के लिए.