📝 M.S. WORD (Microsoft Word)

Introduction (परिचय)

Microsoft Word Corporation (U.S.A.) Limited के द्वारा Launch किया गया यह Office Group का सबसे बड़ा सहायक Programme (Software) है। जिसकी सबसे बड़ी विशेषता यह है कि इसमें Page और Letter की Designing से सम्बंधित सभी कार्य बहुत आसानी से किया जा सकता है।

Windows Environment में MS Word एक Word Processor Programme (Type writer का रूप) होता है। इसके द्वारा निर्माण किया जाता Document File कहा जाता है। तथा MS Word का Extension Name (.DOC) होता है। (जिसे Document कहते हैं)।

MS Word की विशेषताएँ:

1. MS Word में Spelling Check करने की सुविधा होती है।

2. MS Word में लगभग सभी भाषाएं Type करने के लिए उपलब्ध होती हैं।

3. Mail Merge: MS Word में Mail Merge करने की भी सुविधा होती है। (एक ही पत्र कई लोगों को भेजने की सुविधा)।

4. Computer Memory में MS Office Install हो जाने के बाद MS Word Display होता है।

🖥️ MS WORD INTERFACE

A. Title Bar:-

यह MS Word Windows में सबसे ऊपर Title Bar होता है। जिसके बायीं (Left) किनारे पर Office Button तथा दायें (Right) किनारे पर Minimize, Maximize और Close Button होता है। (यहाँ फाइल का नाम दिखता है)।

Note:- Maximize करने पर Window बड़ी हो जाती है और Double Click करने पर Restore Window (पुरानी स्थिति) हो जाती है।

B. Menu Bar:-

Title Bar के ठीक नीचे प्रयुक्त होने वाली पट्टी (Strip) को Menu Bar कहते हैं। इसमें Display होता है Command Option।

C. Scroll Bar:-

इसका प्रयोग किसी भी Windows में दिखाई जा रही सूचनाओं को एक सिरे से दुसरे सिरे तक जाने (देखने) के लिए करते हैं। अगर वह सुचना Page से अधिक होती है तो Scroll Bar का प्रयोग किया जाता है। यह किसी भी Win Display में दो तरफ होता है:

1. Vertical Scroll Bar: Page के दायें (Right) और (ऊपर-नीचे करने के लिए)।

2. Horizontal Scroll Bar: Page के नीचे (दाएं-बाएं करने के लिए)।

D. Ruler Bar:-

Ruler Bar की मदद से हम Margin Control करते हैं। तथा Paragraph Indent की व्यवस्था करते हैं। इसके लिए Tab की भी मदद लेते हैं।

E. Text Area:-

Ruler Bar के ठीक नीचे MS Word Window का Main Area होता है। जिसे हम Text Area या Work Area कहलाता है। हम जो भी कार्य करते हैं, वह इसी Work Area में होता है। किसी भी समय हमें एक Object (Cursor) का टिमटिमाना दिखाई पड़ता है।

F. Mouse Pointer:-

जब हम Work Area में काम करते हैं, तो हमारा Mouse Pointer एक पतले लकीर (I) के आकार में होता है। वही Pointer जब हम Work Area से बाहर ले जाते हैं, तो उसका आकार तीर (Arrow) जैसा हो जाता है।

G. Insertion Point (Cursor):-

यह Text Area का Cursor होता है। जो एक खड़े लकीर (|) के रूप में रहता है। Keyboard से हम जो भी लिखते हैं, वह Cursor के स्थान से शुरू होता है।

H. Status Bar:-

यह Status Window की सबसे नीचे ओर दिखाई देता है। (यह पेज नंबर और शब्दों की संख्या बताता है)।

🏠 HOME MENU

इस Menu के अंतर्गत Font, Style, Paragraph तथा Clipboard से संबंधित Options Display होते हैं जो इस प्रकार हैं:

📋 Clipboard Command

इस Command के अंतर्गत निम्न Sub Command Display होता है:

1. Cut (Ctrl + X):-

इस Sub command का प्रयोग हम Active Page पर लिखे गए Text या Object को उस स्थान से हटाकर किसी Work Area के दूसरे भाग में Paste करने के लिए करते हैं।

2. Copy (Ctrl + C):-

इस Sub Command का प्रयोग हम MS Word Active Page पर बनाये गए Text या Object की हु-ब-हु प्रति (Duplicate) तैयार करने के लिए करते हैं। उसे उस स्थान पर रखते हुए उसकी छाया प्रति (Copy) तैयार कर सकते हैं।

3. Paste (Ctrl + V):-

इस Sub Command का प्रयोग MS Word Active Page पर Cut अथवा Copy किये गए Matter को किसी भी Page पर Paste (चिपकाने/लाने) करने के लिए करते हैं।

4. Format Painter (Ctrl + Shift + C / V):-

Active Page पर लिखे गए Text या बनाये गए Object में भरे गए Color या Format को कॉपी करके, उसे दुसरे Text या Object पर Format Painter के द्वारा वही डिजाईन डालने के लिए करते हैं।

🅰️ Font Command

(इस Command के अंतर्गत Formatting Options से संबंधित सभी जो निम्न display होता है)

1. Font (Ctrl + Shift + F):-

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text या Select किए गए Font Style etc का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

2. Bold (Ctrl + B):-

इसका प्रयोग हम लिखे गए Text अथवा Select किए गए Text को Bold (मोटा) करने के लिए करते हैं।

3. Italic (Ctrl + I):-

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे गए Text अथवा Select किए गए Text को Italic (तिरछा) करने के लिए करते हैं।

4. Strikethrough:-

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text अथवा Select किए गए Text के ~~बीचो-बिच Line~~ का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

5. Underline (Ctrl + U):-

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text अथवा Select किए गए Text के नीचे <u>Underline</u> देने के लिए करते हैं।

6. Superscript (Ctrl + Shift + +):-

इस Sub Command का प्रयोग हम Active Page पर Superscript (घात) डालने के लिए करते हैं।

• जैसे:- $a^2+b^2$, $(a+b)^2$ etc.

7. Subscript (Ctrl + =):-

इस Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Number पर Subscript का निर्माण करने के लिए करते हैं।

• जैसे:- $10_{gm}$, $500_{kg}$ etc.

8. Clear Formatting:-

इस Sub Command का प्रयोग हम दिए गए Format को हटाने के लिए करते हैं। जब हम Type करते हैं तो पर Click करने पर (नार्मल हो जाता है)।

9. Text Highlight Color:-

इस Sub Command का प्रयोग लिखे गए Text को Highlight करने के लिए करते हैं।

10. Font Color:-

इस प्रयोग हम लिखे जा रहे Text का Colour निर्धारण करने के लिए करते हैं।

11. Change Case:-

इसका प्रयोग हम लिखे जा रहे Text को चुने Font Style (जैसे- Upper case, Lower case, Toggle case, Title case) की Setting करने के लिए करते हैं।

12. Grow Font (Ctrl + Shift + >):-

इस Select text का प्रयोग Font Size को बढ़ाने के लिए करते हैं।

13. Shrink Font (Ctrl + Shift + <):-

इस Option का प्रयोग हम Select किये गए Text Font Size को छोटा करने के लिए करते हैं।

📜 PARAGRAPH COMMAND

(इस Command के अंतर्गत Bullets, Numbering, Alignment Setting से सम्बंधित सभी option display होते है, जो निम्न है)

a. Bullets:-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text के शुरू में Bullets डालने के लिए करते हैं।

b. Numbering:-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text के शुरू में Num. Bullets (1, 2, 3...) का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

c. Multilevel List:-

इस Option का प्रयोग हम Multilevel List का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

d. Decrease Indent:-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text (Paragraph) को घटते क्रम में निर्धारण करने के लिए करते हैं।

📜 PARAGRAPH COMMAND (Continued)

e. Increase Indent:- इस Option का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text के Paragraph को बढ़ते क्रम में निर्धारण करने के लिए करते हैं।

f. Align Text Left (Ctrl + L):- इसके द्वारा Select किए गए Text को Left Alignment में Set करने के लिए करते हैं।

g. Center (Ctrl + E):- इसके द्वारा Select किए गए Text को Center Alignment में Set करने के लिए करते हैं।

h. Align Text Right (Ctrl + R):- इसके द्वारा Select किए गए Text को Right Alignment में Set करने के लिए करते हैं।

i. Justify (Ctrl + J):- इसके द्वारा Select किए गए Text को दोनों तरफ से (Right & Left) बराबर आकार में Set करने के लिए करते हैं।

j. Line Spacing:- इस Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Line के बीच में दुरी (Space) का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

k. Shading:- इस Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text अथवा Select किये गए Text के पीछे छाया (Background Color) डालने के लिए करते हैं।

l. Bottom Border:- इस Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे अथवा Select किये गए Text को Border के अंदर निर्माण करने के लिए करते हैं।

m. Sort:- इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे गए Active Page पर Number को चुनने के लिए, Command को Ascending (बढ़ते क्रम) एवं Descending (घटते क्रम) करने के लिए करते हैं।

*n. Show / Hide (Ctrl + ):- इस Sub Command का प्रयोग Active Page पर लिखे गए Text अथवा बनाये गए Object को Hide / Show करने के लिए करते हैं।

💅 STYLES COMMAND

इस Command का प्रयोग हम Font Style से संबंधित सभी कार्य आसानी पूर्वक कर सकते हैं। इसमें निम्न Sub Command Display होता है जो इस प्रकार है:

a. No Spacing:- इस Option के द्वारा Normal डाले गए Line के बीच की दूरियों को हटाया जाता है।

b. Normal:- इस Option का प्रयोग Select किये गए Text को Normal Mode में Display करने के लिए करते हैं।

c. Heading:- इस Option का प्रयोग हम Style की तरह Select किए गए Text को Heading Setting करने के लिए करते हैं।

d. Change Style:- इस Option का प्रयोग हम डाले गए Font को Change (बदलने) के लिए करते हैं।

✍️ EDITING COMMAND

इस Command के अंदर Find, Replace तथा Select से संबंधित Sub Command Display होता है। (जैसे शब्द ढूँढना और बदलना)।

📥 INSERT MENU

इस Menu के अंतर्गत Pages, Tables, Illustration, Links, Header & Footer, Text, Symbol के लिए Option Display होता है।

📄 1. PAGES COMMAND

इस Command के अंतर्गत संबंधित कार्य किए जाते हैं:

(a). Cover Page:- इस Sub Command के द्वारा Active Page को Cover Page (किताब का पहला पन्ना) बनाने के लिए Select करते हैं।

(b). Blank Page:- इस Option का प्रयोग Blank Page (खाली पेज) को Insert करने के लिए करते हैं।

(c). Page Break (Ctrl + Return):- इस Option का प्रयोग हम दिए गए आधार पर Page Break (पेज तोड़ने) करने के लिए करते हैं।

📊 2. TABLES COMMAND

इस Command का प्रयोग हम Table को Insert करने के लिए करते हैं।

(a). Insert Table:- इस Sub Command का प्रयोग हम Active Page पर Table का निर्माण करने के लिए करते हैं (Row और Column चुनकर)।

(b). Draw Table:- इस Sub Command का प्रयोग हम MS Word Page पर अपने इच्छा अनुसार Table का निर्माण करने के लिए करते हैं (पेंसिल की तरह बनाकर)।

🖼️ 3. ILLUSTRATIONS COMMAND

इस Command के द्वारा Clip Art, Picture, Shapes etc. को Insert करने के लिए निम्न Sub Command Display होता है:

(a). Picture:- इस Sub Command का प्रयोग हम Insert (Page पर लाने) के लिए करते हैं। (फोटो लगाने के लिए)।

(b). Clip Art:- इस Option का प्रयोग दिए गए MS Word (System images) को Insert करने के लिए करते हैं।

(c). Shapes:- इस Sub Command के द्वारा हम भिन्न-भिन्न प्रकार की आकृति (Shapes) को Insert करने के लिए करते हैं।

(d). Smart Art:- इस Option के द्वारा MS Word में Smart Art (ग्राफिक्स) करने के लिए करते हैं।

(e). Chart:- इस Command के द्वारा Chart (ग्राफ) को Insert करने के लिए करते हैं।

🔗 4. LINK COMMAND

इस Command का प्रयोग Active Page Software File से दूसरे गए Software की Linking (जोड़ने) के लिए, स्थिति देखने के लिए तथा Book Mark करने के लिए करते हैं। इसके अंतर्गत Cross Reference Display होता है।

(a). Hyperlink:- इस Sub Command के अंतर्गत Active Menu का प्रयोग हम Insert Command Link करने के लिए (फाइल जोड़ने के लिए) करते हैं।

(b). Bookmark:- यह Sub Command के अंतर्गत Link (Mark) करने की सुविधा देता है। (किसी जगह को चिन्हित करने के लिए)।

(c). Cross Reference:- यह Sub Menu के अंतर्गत Insert Command का प्रयोग Mark File स्थान को नए स्थान पर Reference (सन्दर्भ) करने के लिए करते हैं।

📑 5. HEADER & FOOTER COMMAND

इस Command का प्रयोग हम Header और Footer को Active Page पर डालने के लिए करते हैं। जैसे:-

(a). Header:- इस Command का प्रयोग हम Header (Page के सबसे ऊपरी भाग) का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(b). Footer:- इस Command का प्रयोग हम Footer (Page के सबसे निचले भाग) का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(c). Page Number:- इस Sub Command का प्रयोग हम Insert Page पर Page Number डालने के लिए करते हैं।

🅰️ 6. TEXT COMMAND

इस Command के द्वारा Word Art, Quick Parts, Drop Cap को Insert करने के लिए करते हैं।

(a). Text Box:- इस Sub Command का प्रयोग Active Page पर Text Box को Insert करने के लिए करते हैं (जिसमें कुछ लिखा जा सके)।

(b). Quick Parts:- इस Option का प्रयोग Active Page पर बनाये जा रहे Object को चुने जा रहे Parts के Effect (प्रभाव) को Quick (जल्दी) करने के लिए करते हैं।

(c). Word Art:- इस Sub Command का प्रयोग हम Word Art (सजावटी टेक्स्ट) बनाने के लिए करते हैं।

🅰️ 6. TEXT COMMAND (Continued)

d. Drop Cap:- इस Option का प्रयोग हम Paragraph के पहले अक्षर (First Letter) को बड़ा (Large) करने के लिए करते हैं। (जैसे अखबारों में पहला अक्षर बड़ा होता है)।

e. Signature Line:- इस Sub Command का प्रयोग हम Digital Signature को Insert करने के लिए करते हैं।

f. Date and Time:- इस Option के द्वारा हम Current Date and Time (वर्तमान दिनांक और समय) को Insert करते हैं।

g. Object:- इस Sub Command के द्वारा हम किसी दूसरे Software (जैसे Excel, Photoshop) की फाइल को MS Word में Insert (लाने) के लिए करते हैं।

🔣 7. SYMBOL COMMAND

इस Command के अंतर्गत Symbols और Equation से संबंधित Command Display होते हैं।

a. Equation:- इस Option का प्रयोग हम Maths (गणित) के Equation (समीकरण/सूत्र) को Insert करने के लिए करते हैं।

b. Symbol:- इस Sub Command के द्वारा हम उन चिन्हों (Symbols) को Insert करते हैं जो Keyboard में नहीं होते।

📐 PAGE LAYOUT MENU

इस Menu के अंतर्गत Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph तथा Arrange जैसे Options Display होते हैं।

🎨 1. THEMES COMMAND

इस Command में Color, Fonts तथा Effects से संबंधित Sub Command Display होते हैं।

a. Themes:- इस Sub Command का प्रयोग हम Page के Theme (Style) की Setting करने के लिए करते हैं।

b. Theme Colors/Fonts/Effects:- इस Option का प्रयोग चुने गए Theme में Color या Effect डालने के लिए करते हैं।

📄 2. PAGE SETUP COMMAND

इस Command का प्रयोग Active Page की Setting करने के लिए करते हैं। इसके अंतर्गत निम्न Sub Command Display होते हैं:

a. Margins:- इस Sub Command के द्वारा Active Page के चारों तरफ (Top, Bottom, Left, Right) दिए गए Number के आधार पर Margin (हाशिया/जगह) Set करने के लिए करते हैं।

b. Orientation:- इसका प्रयोग Active Page को लम्बाई (Portrait) या चौड़ाई (Landscape) के रूप में Display करने के लिए करते हैं।

c. Page Size:- इस Sub Command का प्रयोग हम Page का Size (आकार) बदलने के लिए करते हैं (जैसे A4, Letter etc.)।

d. Columns:- इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Page को Columns (स्तम्भों) में बांटने के लिए करते हैं (अखबार की तरह)।

e. Breaks:- इस Command का प्रयोग Selection को तोड़ने या Page Break करने के लिए करते हैं।

f. Line Numbers:- इस Sub Command का प्रयोग हम Active Page की प्रत्येक Line के सामने Number का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

g. Hyphenation:- इस Option का प्रयोग हम शब्दों को तोड़ने के लिए (Highphen - चिन्ह देने) करते हैं।

🌈 3. PAGE BACKGROUND COMMAND

इस Command का प्रयोग हम MS Word के Active Page के Background की Setting करने के लिए करते हैं।

a. Watermark:- इस Sub Command का प्रयोग हम Active Page के Background (पीछे) में अपना नाम या कंपनी का नाम (हल्के रंग में) Setting करने के लिए करते हैं।

b. Page Color:- इसका प्रयोग Active Page के Color (रंग) को बदलने के लिए करते हैं।

c. Page Border:- इस Sub Command का प्रयोग हम Active Page के चारों तरफ Border (किनारा/डिजाईन) की Setting करने के लिए करते हैं।

📝 4. PARAGRAPH COMMAND

इस Command का प्रयोग Active Page पर Paragraph की Setting करने के लिए करते हैं।

a. Indent:- इस Option का प्रयोग हम Left या Right साइड से Paragraph को खिसकाने (Setting) के लिए करते हैं।

b. Spacing:- इस Option का प्रयोग हम Line के Before (पहले) या After (बाद) में Space (जगह) छोड़ने के लिए करते हैं।

🧩 5. ARRANGE COMMAND

इस Command का प्रयोग Active Page पर बनाये गए Object (फोटो/आकृति) की Setting करने के लिए करते हैं। इसके अंतर्गत निम्न Display होता है:

a. Position:- इस Option का प्रयोग हम Page पर चुने गए Object या Picture की स्थिति (स्थान) को Open Dialog Box के अनुसार Set करने के लिए करते हैं।

b. Bring to Front:- इसका प्रयोग बनाये गए Active Object को किसी दूसरे Object के ऊपर लाने के लिए करते हैं।

c. Send to Back:- इसका प्रयोग बनाये गए Object या Text को Selected Object के पीछे भेजने के लिए करते हैं।

d. Text Wrapping:- इसका प्रयोग हम Object के चारों तरफ लिखे जा रहे Text को व्यवस्थित (Wrap) करने के लिए करते हैं।

e. Align:- इसका प्रयोग हम बनाये गए Object को पुरे Document में Left, Center, Right, Bottom में Set करने के लिए करते हैं।

f. Group:- इसका प्रयोग हम दो या दो से अधिक Active Object का एक समूह (Group) बनाने के लिए करते हैं (ताकि वे एक साथ मूव हों)।

g. Rotate:- इसका प्रयोग हम Select किये गए Object को घुमाने (Rotate) के लिए करते हैं।

📚 REFERENCES MENU

📖 1. TABLE OF CONTENTS

a. Table of Contents:- इस Command से संबंधित कार्य आसानी पूर्वक कर सकते हैं। इसके अंतर्गत Open सहायक Sub Command से हम Index (विषय सूची) तैयार करते हैं।

b. Add Text:- इसका प्रयोग बनाये गए Table में Update Text करने के लिए करते हैं।

c. Update Table:- इसका प्रयोग बनाये गए Table को Update (ताज़ा) करने के लिए करते हैं।

👣 2. FOOTNOTES COMMAND

इस Command का प्रयोग हम Active Page के नीचे Footnotes (टिप्पणी) का निर्माण करने के लिए करते हैं।

a. Insert Footnote (Alt + Ctrl + F):- इस Sub Command का प्रयोग Active Page के नीचे चुने गए शब्द के बारे में Symbol या Number देकर Footnote का निर्माण करने के लिए करते हैं।

b. Insert Endnote (Alt + Ctrl + D):- इसका प्रयोग Document के सबसे अंत में Endnote (विशेष टिप्पणी) को Insert करने के लिए करते हैं।

c. Next Footnote:- इसका प्रयोग हम Active Page पर बनाये गए Footnote पर जाने (Jump करने) के लिए करते हैं।

d. Show Notes:- इसका प्रयोग Active Page पर बनाये गए Footnotes को देखने के लिए करते हैं।

📜 3. CITATIONS AND BIBLIOGRAPHY

a. Insert Citation:- इस Command का प्रयोग Active Page पर चुने जा रहे Citation (उद्धरण/हवाला) को Insert करने के लिए दिया जाता है। (लेखक का नाम आदि)।

b. Manage Sources:- इस Command का प्रयोग Active Page Source (स्रोत) को Manage करने के लिए करते हैं।

c. Style:- इसका प्रयोग Active Page Citation के Style को Set करने के लिए करते हैं।

d. Bibliography:- इस Option का प्रयोग हम Reference (सन्दर्भ ग्रन्थ सूची) तैयार करने के लिए करते हैं।

📚 REFERENCES MENU (Continued)

🏷️ 3. CITATIONS AND BIBLIOGRAPHY (Continued)

d. Bibliography:- इस Option का प्रयोग Active Page पर चुने गए Bibliography को Set (insert) करने के लिए करते हैं।

🖼️ 4. CAPTIONS COMMAND

इस Command के अंतर्गत निम्न Sub Command Display होता है:

a. Insert Caption:- इस Sub Command का प्रयोग Active Page पर लिखे जा रहे Text से Captions Insert करने के लिए करते हैं।

b. Table of Figures Dialog:- इसका प्रयोग Active Page पर Table Figure Dialog को Insert करने के लिए करते हैं।

c. Update Table of Figures:- इसका प्रयोग Active Page पर किए गए Table Insert Figure को Update करने के लिए करते हैं।

🔗 5. CROSS REFERENCE & INDEX

d. Cross References:- इसका प्रयोग Active Page पर Style Set करने के लिए करते हैं। (जैसे हेडिंग्स को लिंक करना)।

e. Index Command:- इस Command का प्रयोग Data में Index का निर्माण करने के लिए करते हैं। इसके अंतर्गत निम्न Display होते हैं:

• Mark Entry:- Active Page पर चुने जा रहे Text को Mark Insert करने के लिए करते हैं।

• Insert Index:- इसका प्रयोग Active Page पर चुना गया Index को Insert करने के लिए करते हैं।

• Update Index:- इसका प्रयोग Active Page पर डाले गए Index को Update (ताज़ा) करने के लिए करते हैं।

⚖️ 6. TABLE OF AUTHORITIES

1. Mark Citation:- इसका प्रयोग Active Page पर लिखे जा रहे Citation Name को Mark Insert करने के लिए करते हैं।

2. Insert Table of Authorities:- इसका प्रयोग Active Page पर बनाये गए Table Authorities को Insert करने के लिए करते हैं।

3. Update Table of Authorities:- इसका प्रयोग डाले गए Table Authorities को Update करने के लिए करते हैं।

✉️ MAILINGS MENU

इस Menu के अंतर्गत Active Page पर लिखे जा रहे Text या Design को Mail Merge से संबंधित सभी काम इसमे खुले Command / Sub Command की सहायता से कर सकते हैं।

📨 1. CREATE COMMAND

इस Command का प्रयोग हम Active Page पर लिखे गए Text के Letter को Envelope में बदलने के लिए करते हैं।

a. Envelopes:- इस Command का प्रयोग हम चुने हुए Active Page पर Envelopes (लिफाफा) की Setting करने के लिए करते हैं।

b. Labels:- इस Sub Command का प्रयोग हम Active Page पर चुने हुए Table को लाने के लिए करते हैं।

👥 2. START MAIL MERGE COMMAND

इस Command का प्रयोग MS Word में Mail Merge बनाने के लिए करते हैं।

NOTE: इस Command के द्वारा किसी Company के Head (Boss) द्वारा एक ही सुचना (Information) को अपने सभी कर्मचारियों के पास एक ही बार में भेजना चाहते हैं तो इसकी सहायता से भेज सकते हैं।

a. Select Recipients:- इसका प्रयोग Mail Merge करने के लिए हम इसमें Display सहायता के द्वारा Wizard Display होता है। (जैसे लिस्ट बनाना)।

b. Edit Recipients:- इस Sub Command की सहायता से हमारे द्वारा बनाये गए Address Field में सुधार कर सकते हैं।

c. Start Mail Merge:- इस Sub Command का प्रयोग हम Mail Merge बनाने (शुरू करने) के लिए करते हैं।

✍️ 3. WRITE & INSERT FIELDS COMMAND

इस Command के अंतर्गत निम्न Sub Command Display होते हैं:

a. Highlight Merge Fields:- इस Sub Command का प्रयोग Active Page पर बनाये गए Field को Highlight Text रूप में करने के लिए करते हैं।

b. Insert Merge Field:- इस Sub Command का प्रयोग भेजे जाने वाले Mail Merge बनाने के लिए Field Insert करते हैं।

c. Address Block:- इसका प्रयोग Active Page पर Address Block को बनाने के लिए करते हैं।

d. Greeting Line:- इसका प्रयोग Active Page पर Greeting Line (अभिवादन) Insert करने के लिए करते हैं।

e. Insert Merge Field:- इसका प्रयोग Active Page पर Merge Field को Insert करने के लिए करते हैं।

👁️ 4. PREVIEW RESULTS COMMAND

इस Command के अंतर्गत निम्न Sub Command Display होते हैं:

a. Preview Results:- इस Command का प्रयोग Active Page पर बनाये जा रहे Mail Merge Field को Preview (देखने) करने के लिए करते हैं।

b. Find Recipient:- इसका प्रयोग Active Page पर बनाये गए प्राप्तकर्ताओं (Recipients) के Name ढूँढने के लिए करते हैं।

c. Auto Check for Errors:- इसका प्रयोग Automatic Errors को Check करने के लिए करते हैं।

✅ 5. FINISH COMMAND

इस Command के अंतर्गत निम्न Sub Display होते हैं:

a. Finish Merge:- इसका प्रयोग Active Page पर बनाये गए Mail Merge Document को Finish (समाप्त/पूरा) करने के लिए करते हैं।

🔎 REVIEW MENU

🔤 1. PROOFING COMMAND

इस Command के अंतर्गत निम्न Sub Command Display होते हैं:

a. Spelling & Grammar:- इसका प्रयोग Active Page पर लिखे गए Text का Spelling Check (वर्तनी जाँच) करने के लिए करते हैं।

b. Translate:- इसका प्रयोग Active Page पर लिखे गए Text / Line / Language को चुने हुए Word से Translate (अनुवाद) करने के लिए करते हैं।

💬 2. COMMENTS COMMAND

a. New Comment:- इसका प्रयोग Active Page पर चुने गए Text पर Comment का निर्माण करने के लिए करते हैं।

b. Delete Comment:- इसका प्रयोग बनाये गए Comment को मिटाने के लिए करते हैं।

c. Previous Comment:- इसका प्रयोग Active Page पर बनाये गए एक से अधिक Comment में से से पहले (Previous) वाले Comment पर जाने के लिए करते हैं।

d. Next Comment:- इसका प्रयोग Active Page पर बनाये गए एक से अधिक Comment में बाद (Next) वाले Comment पर जाने के लिए करते हैं।

👣 3. TRACKING COMMAND

इसे Word में लिखे गए Active Page पर Text को Tracking Change (बदलाव को ट्रैक) करने के लिए करते हैं।

🔄 4. CHANGES COMMAND

a. Accept:- इसका प्रयोग Active Page पर किये गए Change (Track) को पूर्णतः Accept (स्वीकार) करने के लिए करते हैं।

b. Reject (and Move to Next):- इसका प्रयोग किये गए Track Change Option को Reject (अस्वीकार) या Move करने के लिए करते हैं।

c. Previous Change:- इसका प्रयोग किये गए पिछले (Previous) वाले Change Option को देखने के लिए करते हैं।

d. Next Change:- इसका प्रयोग किये गए अगले (Next) वाले Change Option को देखने के लिए करते हैं।

⚖️ 5. COMPARE COMMAND

इसका प्रयोग Active Page पर लिखे गए Text पर Open Option के द्वारा Compare (तुलना) का निर्माण करने के लिए करते हैं।

🔎 REVIEW MENU (Continued)

🔒 6. PROTECT COMMAND

Protect Document:- इस Sub Command का प्रयोग Active Page (Document) पर Password डालने के लिए करते हैं। (ताकि कोई और उसे खोल या बदल न सके)।

👁️ VIEW MENU

इस Menu के अंतर्गत Open Command एवं Sub Command की सहायता से Active Page को Viewing (दृष्यांकन / देखने) से संबंधित सभी काम कर सकते हैं।

📄 1. DOCUMENT VIEW COMMAND

a. Print Layout:- इस Sub Command का प्रयोग MS Word के Active Page को Print Layout के रूप में देखने के लिए करते हैं।

b. Full Screen:- इसका प्रयोग MS Word के Active Page को Full Screen (पूरी स्क्रीन पर) करने के लिए करते हैं।

c. Web Layout:- इसका प्रयोग MS Word के Active Page को Web Layout (वेबसाइट की तरह) के रूप में बदलने के लिए करते हैं।

d. Outline:- इसका प्रयोग Active Page पर दिए जा रहे Page को Outline में बदलने के लिए करते हैं।

📏 2. SHOW & HIDE COMMAND

इस Command का प्रयोग Ruler, Gridline, Document Map तथा Thumbnails Sub Command को Show (दिखाने) और Hide (छिपाने) के लिए करते हैं।

🔍 3. ZOOM COMMAND

इस Command का प्रयोग Active Page को Zoom Out (छोटा) तथा Zoom In (बड़ा) करने के लिए करते हैं।

🪟 4. WINDOW COMMAND

a. Arrange All:- इसका प्रयोग खुले हुए Screen पर एक से अधिक Window को Arrange (व्यवस्थित) करने के लिए करते हैं।

b. New Window:- इसका प्रयोग Active Page पर New Window (नई विंडो) लेने के लिए करते हैं।

c. Split:- इस Option का प्रयोग Active Window को Split (बांटने/तोड़ने) के रूप में करते हैं।

d. Switch Window:- इसका प्रयोग Active Page पर खुले हुए Window को Switch Display (एक से दूसरे पर जाने) करने के लिए करते हैं।

e. View Side by Side:- इसका प्रयोग खुले हुए एक से अधिक Window को Side by Side (बगल में) करके View (देखने) के लिए करते हैं।

f. Reset Window:- इसका प्रयोग खुले हुए Window को पुनः Reset (पहले जैसा) करने के लिए करते हैं।

g. Position:- इसका प्रयोग Active Page पर चुने जा रहे Object की Position Set करने के लिए करते हैं।

⏺️ 5. MACRO COMMAND

इस Command का प्रयोग MS Word में बनाये गए Object या किये गए Matter (कार्य) को Record करके Design को Moving करने के लिए करते हैं। (बार-बार होने वाले काम को रिकॉर्ड करने के लिए)।